Lohnzahlungen an deine Mitarbeiter stellen für dich als Unternehmer wohl eine der grössten, wenn nicht sogar die grösste Ausgabenposition dar. Dementsprechend kompliziert und zeitintensiv gestaltet sich auch die Lohnbuchhaltung.
Fehler bei der Abrechnung stellen dabei grosse wirtschaftliche Risiken dar und können dich als Arbeitgeber unseriös wirken lassen, was zu einer höheren Mitarbeiter-Fluktuation führen kann.
Viele Schweizer Unternehmen setzen auf ein Outsourcing der Buchhaltung, um sicherer und effizienter zu werden sowie Ärger mit Mitarbeitenden und Versicherungen zu vermeiden. In diesem Blogbeitrag erklärt dir Telepski Treuhand anhand von drei Gründen, weshalb auch du deine Lohnabrechnung auslagern solltest.
Buchhaltung outsourcen – die wichtigsten Details im Überblick
Was ist Lohnbuchhaltung?
Als Teilgebiet der Betriebsbuchhaltung ist die Lohnbuchhaltung für das Erfassen, Abrechnen und Buchen von Löhnen für die Mitarbeiter eines Unternehmens zuständig. Auch die Abwicklung der gesetzlichen sowie freiwilligen Abzüge der Löhne fällt unter den Begriff der Lohnbuchhaltung.
Beim Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden diese Aufgaben an einen externen Partner wie einen Treuhänder, Steuerberater oder ein Lohnbüro abgegeben.
Das Outsourcing der Lohnbuchhaltung stellt dabei eine bewährte Alternative zur Einstellung eines internen Beauftragten für die Lohnbuchhaltung dar. Lohnabrechnungen über einen externen Treuhänder abwickeln zu lassen, ergibt in der Regel bis zu einer Mitarbeiterzahl von rund 50 Mitarbeitenden Sinn.
Externe Lohnbuchhaltungexperten erstellen deine Lohnabrechnungen und bereiten die Lohnzahlungen an deine Mitarbeiter vor. Darüber hinaus erstellen sie alle Abrechnungen von der Quellensteuer bis zur Jahresabrechnung für die relevanten Versicherungen.
Nicht zuletzt lagerst du beim Outsourcing der Lohnbuchhaltung auch die Kommunikation mit den Behörden aus, wodurch du effektiv Zeit sparst und Ärger mit den Institutionen vermeidest.
3 Gründe, warum du ein Outsourcing der Lohnabrechnung erwägen solltest
Die Buchhaltung mittels Outsourcing an externe Experten weiterzugeben, geht mit zahlreichen Vorteilen einher. Diese vier Gründe sprechen dafür, die Lohnbuchhaltung auch in deinem Unternehmen auszulagern:
- Sparen von zeitlichen Kapazitäten, sodass du dich besser auf dein Kerngeschäft fokussieren kannst
- Zuverlässige und rechtskonforme Lohnbuchhaltung dank der besonderen Fachkompetenz der externen Buchhalter
- Maximale Sicherheit durch strenge Kontrollmechanismen
- Ausgezeichneter Ruf als seriöser und zuverlässiger Arbeitgeber sowie Reduktion von Mitarbeiter-Fluktuation
In den folgenden Abschnitten erläutern wir dir die wichtigsten Gründe für die Auslagerung der Lohnbuchhaltung näher.
Grund 1: Wertvolle Zeit sparen
Die Abrechnung und Zahlung von Löhnen ist in der Schweiz eine komplexe Angelegenheit, welche dementsprechend mit einem hohen organisatorischen und exekutiven Aufwand verbunden ist. Statt die internen Kapazitäten für diese Aufgaben zu verwenden, kannst du einen externen Spezialisten mit der Lohnbuchhaltung beauftragen.
Auf diese Weise gelingt es, effektiv zeitliche Kapazitäten in deinem Unternehmen einzusparen. Auch ein Bürokratieabbau im Unternehmen ist ein positiver Effekt der Auslagerung der Lohnbuchhaltung. Dadurch können sich deine Führungskräfte und Mitarbeiter optimal auf das Kerngeschäft fokussieren und den Tätigkeiten nachgehen, die für das Unternehmen wichtig sind.
Die Kosten für die Lohnbuchhaltung werden dabei auf monatlicher Basis und pro Mitarbeiter berechnet. Die Erstellung von Jahresdeklarationen und Lohnausweisen ist darin in den meisten Fällen bereits enthalten.
Grund 2: Besondere Fachkompetenz der externen Lohnbuchhalter
Qualifizierte Treuhänder verfügen über die nötige Erfahrung und Fachkompetenz, um die Lohnbuchhaltung für dein Unternehmen effizient und zuverlässig durchzuführen. In den komplexen rechtlichen Rahmenbedingungen finden die Lohnbuchhaltungsexperten einen adäquaten Weg, um eine korrekte Abrechnung durchzuführen.
Die Fachkompetenz von externe Lohnbuchhaltern ist insbesondere deshalb wichtig, da sich die entsprechenden Sozialversicherungsabzüge und Gesetze in der Schweiz regelmässig ändern.
Nur durch professionelle Hilfe, etwa durch einen Treuhänder, gelingt es, stets up-to-date zu bleiben und in der komplexen Gesetzeslage den Überblick zu behalten. Externe Lohnbuchhalter bilden sich daher ständig im Bereich des Lohnrechts fort.
Grund 3: Maximale Sicherheit bei der Lohnabrechnung
In vielen Schweizer Unternehmen handelt es sich bei den Löhnen um die grösste Ausgabenposition. Fallen bei der Abrechnung Fehler – ob beabsichtigt oder nicht – auf, kommen sehr schnell sehr hohe Bussgelder zum Tragen. Um dieses Risiko zu minimieren und die wirtschaftliche Sicherheit im Unternehmen zu steigern, solltest du die Buchhaltung outsourcen.
Nicht nur die hohe Fachkompetenz der externen Lohnbuchhaltungsexperten, sondern auch ihre sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise macht in Sachen Sicherheit den Unterschied. Gute Steuerberater und Lohnbüros führen bei jeder Abrechnung eine Vier-Augen-Kontrolle durch. Auch Revisionen von Sozialversicherungen laufen mit einem professionellen Partner reibungslos ab.
Grund 4: Ausgezeichneter Ruf als seriöser und zuverlässiger Arbeitgeber
Das Thema Lohn ist in der Schweiz besonders heikel. Wenn Mitarbeiter Fehler in Lohnabrechnungen entdecken, wirft dies ein schlechtes Licht auf dich als Arbeitgeber. So können Mitarbeiter in diesem Fall denken, dass sie keinen wichtigen Stellenwert in deinem Unternehmen einnehmen oder dich sogar für unseriös halten.
Häufen sich diese Vorkommnisse bei der Lohnabrechnung, macht dies innerhalb der Belegschaft schnell die Runde und schadet deinem Ruf als Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt. Die logische Konsequenz ist eine höhere Fluktuationsrate. Kurz- und mittelfristig kann das dazu führen, dass du wegen Mitarbeiterknappheit Umsatzausfälle erleidest und dadurch noch mehr Geld verlierst.
Fazit
Die Auslagerung der Lohnbuchhaltung ist für Schweizer Unternehmen aus vielerlei Hinsicht sinnvoll.
Zum Einen ersparen sich Unternehmen durch das Outsourcing aufwendige bürokratische Prozesse und sparen auf diese Weise wertvolle Zeit ein. Zum Anderen sorgen die Fachkompetenz sowie die professionelle Arbeitsweise für eine maximale Sicherheit bei der Lohnabrechnung.
FAQ
häufig gestellte Fragen zur Auslagerung der Lohnbuchhaltung
Wieso sollen Unternehmen die Lohnbuchhaltung auslagern?
Durch die Auslagerung der Lohnbuchhaltung schaffen sich Unternehmen mehr zeitliche Kapazitäten. Darüber hinaus führen externe Buchhaltungsexperten die Abrechnung und Zahlung der Löhne mit einer hohen Fachkompetenz, Zuverlässigkeit und Sorgfalt durch. Sie sind stets auf dem neuesten Stand der rechtlichen Lage und zeichnen sich durch eine sichere Arbeitsweise aus, die das Risiko für Revisionen und Bussgelder minimiert.